Cât timp păstrezi documentele contabile, inclusiv statele de salarii
Din 2023, registrele și documentele contabile, inclusiv statele de salarii, se păstrează 5 ani (Legea 36/2023). Ce înseamnă concret.
Publicat · Verificat · Echipa Arhive-Dox
Termenele de păstrare a documentelor contabile s-au schimbat de mai multe ori în ultimii ani, iar multe firme încă aplică regula veche de „10 ani, statele de plată 50 de ani”. Iată ce prevede legea acum și ce ar trebui să ții minte înainte să golești dulapurile.
Regula actuală: 5 ani
Legea nr. 36/2023, în vigoare din 15 ianuarie 2023, a înlocuit integral art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991. Noul text prevede:
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Aceeași lege a redus la 5 ani și obligația de păstrare a datelor contabile pe suporturi informatice (art. 23).
Cum se calculează
Termenul nu curge de la data documentului, ci de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Exemplu: o factură din martie 2024, pentru un exercițiu financiar încheiat pe 31 decembrie 2024, se păstrează 5 ani de la 1 iulie 2025, adică până la 1 iulie 2030.
Statele de salarii: 5 ani, dar gândește-te de două ori
Până în 2022, statele de salarii se păstrau 50 de ani, pentru că pe baza lor se eliberează adeverințele pentru pensie. Din 2023, legea contabilității le-a trecut la termenul general de 5 ani.
Ce trebuie să știi totuși:
- Documentele vechi au fost create sub alt regim. Pentru statele de plată de dinainte de 2023, mulți specialiști recomandă prudență înainte de eliminare, mai ales pentru perioadele anterioare anului 2001, ale căror venituri pot fi valorificate la pensie pe bază de adeverință. Vezi ghidul despre veniturile de dinainte de 2001.
- Legea contabilității nu e singura regulă. Termenele din nomenclatorul arhivistic aprobat al firmei și din legislația specifică (muncă, fiscală, sectorială) pot impune perioade mai lungi pentru anumite documente.
- Foștii angajați au nevoie de ele. Dacă firma se dizolvă, statele de plată sunt exact documentele pe baza cărora un operator autorizat va elibera adeverințele.
Nu confunda „termen expirat” cu „pot arunca”
Chiar dacă termenul a expirat, documentele nu se aruncă direct. Legea Arhivelor Naționale cere ca eliminarea să se facă doar după selecționare: o comisie din firmă analizează documentele, întocmește un proces-verbal, iar acesta trebuie aprobat de Arhivele Naționale înainte de distrugere. Distrugerea fără selecționare aprobată e contravenție. Pașii sunt explicați în ghidul selecționării.
Ce documente merită păstrate mai mult
| Tip de document | Regula de pornire | De ce contează |
|---|---|---|
| Registre contabile și documente justificative | 5 ani (Legea 82/1991, art. 25) | Control fiscal |
| State de salarii | 5 ani (din 2023) | Adeverințe pentru foștii angajați |
| Dosare de personal, contracte de muncă | Conform nomenclatorului aprobat; în practică, termene foarte lungi | Dovada vechimii pentru pensie |
| Acte constitutive, hotărâri AGA | De regulă permanent, conform nomenclatorului | Istoricul juridic al firmei |
Tabelul e orientativ. Termenul exact pentru firma ta îl stabilește nomenclatorul arhivistic aprobat. Dacă nu ai unul, vezi ce presupune.
Ce câștigi aplicând corect termenele
O arhivă curățată legal ocupă mai puțin spațiu și costă mai puțin, iar la un control știi exact ce ai și de ce. Dacă vrei să afli ce poți elimina și ce trebuie păstrat, un audit de arhivă îți dă răspunsul pe hârtie. Pentru documentele care trebuie păstrate mult timp, depozitarea externalizată eliberează spațiul din birou.
Surse și temei legal
- Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilității nr. 82/1991 (text oficial, ANAF)
- CECCAR Business Magazine: Registrele contabile și documentele justificative vor fi arhivate doar cinci ani
- Legea nr. 16/1996: art. 8 (nomenclator) și art. 10–11 (selecționarea documentelor)
- Legea nr. 360/2023 privind sistemul public de pensii: valorificarea adeverințelor de venit
Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.
