Cum arată un spațiu de arhivă corect: condiții de păstrare pentru documente

Hârtia rezistă sute de ani dacă e păstrată bine și doar câțiva ani dacă e ținută într-un subsol umed. Multe arhive de firmă sunt în al doilea caz: dosare îngrămădite în camera centralei, pe rafturi de lemn, lângă țevi. Iată ce cere legea și ce contează în practică.

Ce cere legea

Legea Arhivelor Naționale obligă creatorii și deținătorii de documente să le păstreze în spații special amenajate pentru arhivă, dotate cu mijloace de prevenire și stingere a incendiilor și cu mobilier adecvat tipului și suportului documentelor (art. 12 din Legea 16/1996). Asigurarea unor condiții necorespunzătoare de păstrare e contravenție și se sancționează cu amendă între 1.000 și 25.000 de lei.

Legea cere și o evidență: intrările și ieșirile unităților arhivistice din depozit se consemnează într-un registru (art. 8).

Cei cinci dușmani ai arhivei

1. Apa și umezeala

Mucegaiul apare repede într-un spațiu umed și se extinde de la un dosar la altul. Evită subsolurile cu infiltrații și încăperile prin care trec țevi de apă sau canalizare. Umiditatea trebuie să fie stabilă. Variațiile mari între zi și noapte, vară și iarnă slăbesc hârtia. Un dezumidificator și un termohigrometru sunt investiții mici cu efect mare.

2. Focul

Hârtia e combustibil. Depozitul trebuie să aibă detecție de fum și mijloace de stingere potrivite pentru documente. Nu depozita arhiva lângă centrala termică sau alături de materiale inflamabile.

3. Lumina

Lumina directă a soarelui îngălbenește hârtia și decolorează cerneala. Ferestrele depozitului ar trebui obturate sau protejate, iar iluminatul aprins doar când e nevoie.

4. Dăunătorii

Rozătoarele și insectele pot distruge dosare întregi. Curățenia regulată și lipsa mâncării în zona de arhivă sunt esențiale.

5. Dezordinea

Un document care nu poate fi găsit e, practic, un document pierdut. Fără inventar și registru, arhiva devine un depozit de hârtie, nu o arhivă.

Mobilierul potrivit

• Rafturi metalice, nu din lemn: sunt mai stabile, nu ard la fel de ușor și nu atrag dăunătorii.
• Primul raft ridicat de la podea, ca documentele să fie ferite de apă în caz de inundație.
• Cutii de arhivă din carton rezistent, etichetate, în locul bibliorafturilor supraîncărcate.
• Culoare de acces libere între rafturi.

Pregătirea documentelor contează

Documentele păstrate mult timp se degradează mai greu dacă sunt pregătite corect: fără agrafe și capse, care ruginesc și pătează hârtia, și legate în coperți rezistente. Aceasta e munca de prelucrare arhivistică și legătorie.

Checklist pentru spațiul tău de arhivă

• Fără infiltrații, țevi de apă sau canalizare deasupra rafturilor
• Umiditate stabilă, verificată periodic
• Detecție de fum și mijloace de stingere
• Rafturi metalice, primul raft ridicat de la podea
• Ferestre protejate de lumina directă
• Acces permis doar persoanelor desemnate
• Registru de intrări și ieșiri, inventare la zi

Dacă nu ai spațiul potrivit

Amenajarea unui depozit conform costă. Pentru multe firme e mai simplu să externalizeze păstrarea la un operator autorizat, care are deja spațiul, dotările și evidența. Vezi și cum compari costurile.

Surse și temei legal

1. Legea nr. 16/1996, republicată: art. 12 (condițiile de păstrare) și art. 8 (registrul de evidență)
2. Lege5: Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente (Legea 16/1996, actualizată)
3. Lege5: Răspunderi și sancțiuni: condițiile necorespunzătoare de păstrare ca contravenție

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.