Inventar faptic
Estimarea volumului real de arhivă, în metri liniari și unități arhivistice.
AD · 03.2 — Consultanță arhivistică
Audit de arhivă: radiografia completă a documentelor tale.
Aflăm cât ocupă arhiva, în ce stare e, ce se poate elimina legal și care e cea mai ieftină variantă de păstrare pentru restul.
- Nu știi exact ce conține arhiva veche
- Ai de ales între a păstra, a externaliza sau a digitiza
- Vrei să reduci costurile cu spațiul de arhivă
Înainte de orice decizie, o imagine clară.
Auditul îți spune exact ce ai: câți metri liniari, din ce ani, în ce stare și cu ce termene.
Pe baza lui îți propunem varianta cea mai eficientă: păstrare fizică, digitalizare sau o combinație, în funcție de cât de des folosești documentele.
Ce verificăm într-un audit de arhivă
Auditul de arhivă este o evaluare făcută de arhiviști, la sediul tău, a tot ce înseamnă documentele firmei: cât ocupă, din ce ani sunt, cum sunt ordonate și în ce condiții stau. Nu e un control și nu raportăm nimic nimănui. Raportul e al tău.
Verificăm și partea legală: există nomenclator arhivistic aprobat? Există registru de evidență a intrărilor și ieșirilor? Arhiva e inventariată? Sunt exact întrebările pe care le pune și un inspector de la Arhivele Naționale.
- volumul, în metri liniari
- anii și compartimentele acoperite
- starea hârtiei: umezeală, mucegai, deteriorare
- condițiile spațiului: foc, apă, acces
- documentele obligatorii: nomenclator, inventare, registru
Selecționarea: cât poți elimina legal
În aproape orice arhivă veche există documente cu termenul de păstrare expirat: facturi de acum 15 ani, corespondență curentă, ciorne, copii. Auditul le identifică și estimează cât spațiu eliberezi dacă le elimini legal, prin selecționare și distrugere confidențială.
Pentru multe firme, selecționarea singură reduce vizibil volumul arhivei, deci și costul lunar al păstrării ei.
Păstrare, externalizare sau digitalizare: o decizie cu cifre
Raportul compară variantele posibile: păstrarea la sediu (cu ce trebuie amenajat), depozitarea externalizată sau digitalizarea documentelor folosite des. Pentru fiecare, îți dăm costul estimat și ce presupune.
Auditul nu te obligă la nimic. Poți aplica recomandările singur, cu noi sau cu alt furnizor.
Stare de conservare
Evaluarea riscurilor: mucegai, umiditate, deteriorare, acces necontrolat.
Potențial de selecționare
Documentele cu termen expirat care pot fi eliminate legal.
Strategie și buget
Scenarii comparate (păstrare, externalizare, digitalizare), cu costuri estimate.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
O arhivă despre care nu știi exact ce conține
- Pasul 01 · 1–2 zile
Vizită
Evaluăm spațiile și documentele la fața locului.
Primești: Fișa de evaluare a spațiului - Pasul 02 · 1 săptămână
Analiză
Corelăm ce am găsit cu nomenclatorul și cu legislația.
Primești: Lista documentelor cu termen expirat - Pasul 03 · Livrabil
Raport
Primești raportul scris, cu recomandări și costuri.
Primești: Raportul de audit - Pasul 04 · La cerere
Implementare
Opțional, aplicăm noi recomandările.
Primești: Plan de lucru pe etape
Rezultatul
Un raport clar: ce ai, ce poți elimina și cât costă fiecare variantă
Cadrul legalSelecționarea documentelor se face pe baza nomenclatorului aprobat și cu aprobarea Arhivelor Naționale (Legea nr. 16/1996).
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Volumul estimat al arhivei
- Numărul de locații în care sunt documentele
- Dacă există nomenclator și inventare
- Nivelul de detaliu al raportului
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Auditul e făcut de arhiviști, nu doar de un agent de vânzări?
- Primești raportul în scris, cu cifre și scenarii?
- Raportul rămâne al tău, fără obligația de a contracta alte servicii?
- Recomandările țin cont de termenele de păstrare actuale?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
Nu. Raportul e al tău și îl poți folosi cum vrei, inclusiv cu alt furnizor.
Evaluarea inițială e gratuită. Pentru raportul complet îți trimitem un preț fix, după ce aflăm volumul aproximativ.
Foarte puțin. Lucrăm în spațiile de arhivă, cu o persoană de contact din partea ta, de obicei una sau două zile.
Da. Verificăm aceleași lucruri ca un inspector, iar raportul îți spune ce lipsește și în ce ordine să rezolvi.
Ghiduri utile
Următorul pas
Află ce ascunde arhiva ta.
Programează evaluarea inițială și primești o primă estimare pe loc.