Evaluare gratuită la sediu
Estimăm volumul în metri liniari și îți spunem exact ce urmează.
AD · 01.1 — Arhivare fizică
Preluare și transport arhivă, fără nicio verigă slabă.
Venim la sediul tău, sigilăm documentele, le transportăm și le inventariem la sosire. Fiecare dosar are o urmă scrisă.
- Te muți în alt sediu și nu vrei să cari arhiva după tine
- Ai camere de arhivă pline și nu mai știi ce e în ele
- Firma se reorganizează, fuzionează sau intră în lichidare
Primul pas contează cel mai mult.
Cele mai multe pierderi de documente se întâmplă la mutare. De aceea tratăm transportul ca pe o operațiune de custodie, nu ca pe o simplă cursă.
Echipa noastră ridică documentele, vrac sau în dosare, le ambalează în cutii sigilate și le transportă cu autoutilitare proprii, monitorizate GPS.
100%din loturi însoțite de proces-verbal de predare-primire
Ce înseamnă, concret, preluarea arhivei
Preluarea arhivei este momentul în care documentele firmei tale trec din grija ta în grija noastră. Din punct de vedere legal, e un transfer de custodie: de la semnarea procesului-verbal de predare-primire, noi răspundem de fiecare cutie.
Nu trebuie să pregătești nimic înainte. Preluăm documente din bibliorafturi, din dulapuri, din saci sau din cutii vechi. Singurul lucru pe care ți-l cerem este acces la spațiu și o persoană de contact care poate semna actele.
Transportul arhivei, pas cu pas
La data stabilită, echipa vine cu cutii de arhivă noi, le umple pe loc și le sigilează. Fiecare cutie primește o etichetă cu codul lotului, iar lista cutiilor se semnează de ambele părți înainte ca prima cutie să plece din clădire.
Documentele merg direct în depozitul din Bistrița, fără escale sau depozitări intermediare. Pentru firmele din Cluj, Mureș, Sălaj sau Maramureș, transportul intră în ofertă ca sumă separată, nu ca surpriză pe factură.
- cutii de arhivă standard, incluse
- sigilare și etichetare pe loc
- listă de predare semnată la plecare
- descărcare și înregistrare în aceeași zi
Inventarierea documentelor la sosire
După transport, arhiviștii deschid cutiile, compară conținutul cu listele tale (dacă există) și creează inventarul inițial: ce documente sunt, din ce ani, de la ce compartiment. Dacă lipsește ceva față de evidențele tale, îți spunem imediat, în scris.
Inventarul e punctul de plecare pentru tot ce urmează: prelucrarea arhivistică, depozitarea sau selecționarea documentelor expirate.
Ambalare și sigilare
Cutii de arhivă standard, sigilate și etichetate cu un cod unic.
Proces-verbal de predare-primire
Transferul responsabilității juridice e documentat pentru fiecare lot.
Inventar inițial
La sosire, comparăm documentele cu evidențele tale și creăm baza de date inițială.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Arhiva ta, în birou sau în subsol, ordonată sau vrac
- Pasul 01 · Ziua 1
Evaluare
Vizită la sediu, estimarea volumului și ofertă scrisă.
Primești: Oferta scrisă - Pasul 02 · La data stabilită
Ambalare
Documentele intră în cutii sigilate, cu etichetă de lot.
Primești: Lista cutiilor, pe lot - Pasul 03 · Aceeași zi
Transport
Livrare directă în depozitul din Bistrița, fără escale.
Primești: Proces-verbal de predare-primire - Pasul 04 · 1–2 săptămâni
Inventariere
Verificare faptică și înregistrare în baza de date.
Primești: Inventarul inițial (tipărit și Excel)
Rezultatul
Arhiva în custodia noastră, cu inventar și responsabilitate scrisă
Cadrul legalPredarea-primirea documentelor se face pe bază de proces-verbal și inventar, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Volumul arhivei, în metri liniari sau număr de cutii
- Distanța până la sediul tău
- Accesul la arhivă: etaj, lift, subsol, spațiu de încărcare
- Dacă documentele sunt deja în cutii sau trebuie ambalate de noi
- Dacă inventarierea se face doar pe cutie sau pe fiecare dosar
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Furnizorul semnează un proces-verbal de predare-primire pentru fiecare lot?
- Cine răspunde de documente în timpul transportului: firma de arhivare sau un curier terț?
- Cutiile sunt sigilate și etichetate înainte de plecare?
- Primești inventarul în format electronic, ca să-l poți verifica?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
Nu. Le preluăm așa cum sunt, inclusiv vrac. Ordonarea face parte din serviciul de prelucrare arhivistică.
Da, preluăm arhive din toată Transilvania. Costul transportului e inclus explicit în ofertă.
Pentru o arhivă obișnuită, de câteva zeci de metri liniari, ambalarea și transportul se fac de regulă într-o singură zi. Volumele mari le împărțim în loturi, pe un calendar stabilit împreună.
Ne spui ce îți trebuie și îl scoatem din lot înainte de sigilare sau imediat după înregistrare. Orice ieșire se trece în registru.
Ghiduri utile
Următorul pas
Programează o evaluare gratuită.
Venim la sediul tău, estimăm volumul și îți trimitem oferta scrisă în 24 de ore.