Ce se întâmplă cu arhiva când firma se dizolvă sau intră în insolvență

Când o firmă se închide, documentele ei nu pot fi pur și simplu aruncate sau luate acasă de un fost asociat. Dosarele de personal și statele de plată vor fi căutate ani de zile de foștii angajați care au nevoie de adeverințe pentru pensie. Legea stabilește clar cine răspunde de ele și unde trebuie să ajungă.

Regula de bază: documentele cu valoare practică merg la un operator autorizat

Potrivit art. 18 din Legea 16/1996, în cazul creatorilor dizolvați, documentele cu valoare practică, adică cele pe baza cărora se eliberează copii, certificate și adeverințe privind drepturile la asigurările sociale, se predau prin contract unui operator economic autorizat de Arhivele Naționale pentru servicii arhivistice.

Documentele permanente, cu valoare istorică, urmează regimul stabilit de Legea arhivelor pentru Fondul Arhivistic Național.

Cine răspunde

• La dizolvarea voluntară și lichidarea amiabilă, răspund asociații și administratorul sau lichidatorul numit. Ei încheie contractul cu operatorul autorizat înainte de radiere.
• În insolvență, răspunde practicianul în insolvență, adică administratorul judiciar sau lichidatorul numit de instanță.

Notificarea obligatorie

După încheierea contractului, Arhivele Naționale trebuie notificate cu datele de identificare ale operatorului care a preluat documentele, în 15 zile. Din 2023, notificarea trebuie să cuprindă și toate denumirile anterioare cunoscute ale firmei (modificare adusă de Legea 26/2023). Asta ajută foștii angajați care își amintesc doar numele vechi al întreprinderii.

Informațiile despre documentele preluate se publică atât de operator, cât și de Arhivele Naționale, pe site-ul lor. Așa își găsesc foștii angajați arhiva. Vezi unde caută oamenii arhiva unei firme desființate.

Obligația față de salariați în insolvență

Codul muncii, modificat prin Legea 26/2023, prevede că în procedura insolvenței administratorul judiciar eliberează documentele care atestă activitatea salariaților în maximum 60 de zile calendaristice de la solicitare. Nerespectarea obligației se sancționează cu amendă.

Ce trebuie predat, concret

De regulă, operatorul autorizat preia:

• dosarele de personal și contractele individuale de muncă;
• statele de plată și documentele de salarizare;
• registrele și documentele necesare pentru adeverințele de vechime, venit, sporuri și grupe de muncă;
• inventarele acestor documente.

Documentele trebuie predate ordonate și inventariate, pe bază de proces-verbal de predare-primire. Dacă arhiva e vrac, ea trebuie prelucrată înainte sau în cadrul contractului.

Ce se întâmplă dacă operatorul își încetează activitatea

Contractele de prestări servicii arhivistice trebuie să conțină clauze exprese privind transferul documentelor la alt operator autorizat, în cazul în care primul își încetează activitatea. Arhiva nu rămâne fără stăpân.

Pași practici pentru un lichidator sau administrator

1. Evaluează volumul arhivei (în metri liniari) și starea ei.
2. Alege un operator autorizat pentru serviciile de care e nevoie: păstrare și conservare, prelucrare, eliberare de copii și certificate. Vezi cum verifici autorizarea.
3. Încheie contractul și predă documentele cu proces-verbal și inventar.
4. Notifică Arhivele Naționale în 15 zile, cu toate denumirile anterioare ale firmei.
5. Păstrează contractul și procesele-verbale în dosarul lichidării.

Cum te putem ajuta

Arhive-Dox preia arhivele firmelor în lichidare sau insolvență din Bistrița-Năsăud și din Transilvania: transport și inventariere, prelucrare, păstrare și eliberarea adeverințelor pentru foștii angajați. Pentru o estimare, folosește estimatorul de ofertă.

Surse și temei legal

1. Legea nr. 16/1996, republicată: art. 18 (documentele creatorilor dizolvați)
2. Legea nr. 26/2023: denumirile anterioare în notificare, termenul de 60 de zile, Codul muncii art. 34 (Universul Juridic)
3. Arhivele Naționale: Prestatori de servicii arhivistice
4. ONRC: Dizolvarea voluntară și lichidarea (proceduri)

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.