Curățare
Scoatem agrafele, capsele și acele, care oxidează și degradează hârtia în timp.
AD · 01.2 — Arhivare fizică
Prelucrare arhivistică: din vrac în dosare gata de control.
Sortăm, curățăm, legăm și numerotăm fiecare dosar conform nomenclatorului tău. La final primești inventarele cerute de lege.
- Ai documente strânse ani la rând în bibliorafturi și cutii
- Urmează un control și arhiva nu e inventariată
- Vrei să predai arhiva la Arhivele Naționale sau unui depozit
Munca pe care nimeni nu o vede, dar toată lumea o cere.
Arhiviștii noștri ordonează documentele cronologic și pe tipuri, strict după nomenclatorul arhivistic al firmei tale.
Rezultatul sunt unități arhivistice constituite corect: legate, numerotate, etichetate și trecute în inventar.
−30%volum fizic, prin eliminarea copiilor inutile și a maculaturii
Ce este prelucrarea arhivistică
Prelucrarea arhivistică transformă hârtia adunată în ani de activitate într-o arhivă organizată după regulile Arhivelor Naționale. Pe scurt: fiecare document ajunge în dosarul potrivit, fiecare dosar are o copertă, un număr de file și un loc în inventar.
Criteriul după care ordonăm este nomenclatorul arhivistic al firmei tale: el spune ce tipuri de documente există și cât timp se păstrează. Dacă nu ai nomenclator, îl putem întocmi înainte.
Îndosarierea și legătoria de arhivă
Legătoria de arhivă nu e legătorie de carte. Documentele se cos cu sfoară în coperți de carton, fără capse și fără agrafe, care ruginesc și rup hârtia. Pe copertă se trec denumirea firmei, compartimentul, anul, conținutul și termenul de păstrare.
Filele se numerotează, iar la final se certifică numărul de file al dosarului. Așa, oricine deschide dosarul peste 20 de ani poate verifica dacă lipsește ceva.
- scoaterea capselor, agrafelor și a copiilor inutile
- ordonare cronologică în interiorul dosarului
- coasere în coperți de carton rezistent
- numerotarea filelor și certificare
- etichetă pe cotor, lizibilă pe raft
Inventarele: dovada pentru control
Inventarul este lista oficială a dosarelor, pe ani și pe compartimente. Îl cer Arhivele Naționale la control, îl cere un depozit la predare și îl cauți tu când ai nevoie de un document.
Primești inventarele tipărite, semnate, și în format Excel, ca să poți căuta în ele. Dacă vrei să mergi mai departe, dosarele prelucrate sunt pregătite pentru scanare și OCR fără muncă suplimentară.
Legătorie
Coasem documentele în coperți de carton rezistent (dosare șnuruite).
Numerotare și certificare
Numerotăm filele, etichetăm cotorul și certificăm fiecare unitate arhivistică.
Inventare
Inventarele pe ani și compartimente, în format tipărit și electronic.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Bibliorafturi, cutii și teancuri de hârtie, amestecate
- Pasul 01 · Etapa 1
Sortare
Documentele se grupează pe ani, compartimente și termene de păstrare.
Primești: Schema de ordonare, pe nomenclator - Pasul 02 · Etapa 2
Constituire dosare
Curățare, ordonare internă și legare în coperți.
Primești: Dosare legate, cu copertă - Pasul 03 · Etapa 3
Numerotare
Numerotarea filelor, etichete de cotor și certificare.
Primești: Certificarea fiecărui dosar - Pasul 04 · Etapa 4
Inventariere
Inventarele finale, gata pentru control sau predare.
Primești: Inventare pe ani și compartimente
Rezultatul
Unități arhivistice legate, numerotate și inventariate
Cadrul legalConstituirea, inventarierea și păstrarea unităților arhivistice se fac conform Legii nr. 16/1996 și instrucțiunilor Arhivelor Naționale.
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Volumul, în metri liniari
- Starea documentelor: ordonate, parțial ordonate sau vrac
- Câte copii, ciorne și elemente metalice trebuie scoase
- Dacă există nomenclator aprobat sau trebuie întocmit
- Dacă lucrăm la sediul tău sau în atelierul nostru
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Lucrarea e făcută de arhiviști cu pregătire de specialitate?
- Primești inventarele și în format electronic?
- Ordonarea respectă nomenclatorul aprobat al firmei tale?
- Prețul e dat pe metru liniar, cu calendar pe etape?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
Da, pentru volume mari putem lucra la sediul tău. De obicei e mai eficient în atelierul nostru, unde avem echipamentele de legătorie.
Depinde de volum și de starea documentelor. După evaluare îți dăm un calendar pe etape, cu termene ferme.
Îndosarierea înseamnă gruparea documentelor în dosarul potrivit. Legătoria înseamnă coaserea lor în coperți, ca dosarul să rămână întreg. În prelucrarea arhivistică le facem pe amândouă.
Da. Putem începe cu anii sau compartimentele care contează cel mai mult, de exemplu dosarele de personal și statele de plată, apoi continuăm cu restul.
Ghiduri utile
Următorul pas
Pregătește arhiva pentru control.
Spune-ne câți metri liniari ai și în ce stare sunt documentele. Revenim cu un calendar și un preț.