Analiza structurii
Studiem organigrama și activitatea, ca să identificăm toate tipurile de documente.
AD · 03.1 — Consultanță arhivistică
Nomenclatorul arhivistic, întocmit și avizat.
Documentul care spune ce păstrezi și cât timp. Îl întocmim pentru firma ta și îl ducem până la avizul Arhivelor Naționale.
- Firma ta nu are încă nomenclator arhivistic
- Nomenclatorul e vechi și nu mai corespunde activității
- Ai primit o somație sau urmează un control
Coloana vertebrală a oricărei arhive.
Nomenclatorul arhivistic listează toate tipurile de documente create de firmă și termenul de păstrare al fiecăruia: 5 ani, 10 ani, 50 de ani sau permanent.
E obligatoriu pentru orice creator de documente, public sau privat, iar lipsa lui se sancționează.
Ce este nomenclatorul arhivistic
Nomenclatorul arhivistic (numit și nomenclatorul documentelor) este lista tuturor tipurilor de documente pe care le produce firma ta, grupate pe compartimente, fiecare cu termenul lui de păstrare. De exemplu: statele de plată, contractele de muncă, facturile, registrele contabile, hotărârile AGA.
Pe baza lui se constituie dosarele în fiecare an, se predă arhiva și se face selecționarea documentelor expirate. Fără nomenclator aprobat, nimic din toate acestea nu se poate face legal.
Cine e obligat și ce riști fără el
Legea 16/1996 obligă toți creatorii și deținătorii de documente, publici sau privați, să aibă un nomenclator al documentelor, aprobat după avizul Arhivelor Naționale. Obligația nu depinde de mărimea firmei: și o firmă mică are contracte, facturi și dosare de personal.
Lipsa nomenclatorului se sancționează cu amendă, între 1.000 și 25.000 de lei, iar la dizolvarea firmei arhiva nu poate fi predată corect. Detalii despre controale în ghidul despre amenzi.
Termene de păstrare actualizate
Multe nomenclatoare folosite azi au termene depășite. Din 2023, Legea 36/2023 a redus la 5 ani termenul pentru registrele și documentele contabile, inclusiv statele de salarii. În schimb, dosarele de personal au, de regulă, termene mult mai lungi, pentru că din ele se eliberează adeverințele pentru pensie.
Când întocmim nomenclatorul, verificăm fiecare termen în legislația în vigoare și îl adaptăm activității tale. Nu copiem un model generic. Vezi și ghidul complet despre nomenclator.
- analiza organigramei și a activității
- termen de păstrare pentru fiecare tip de document
- depunere și susținere la Arhivele Naționale
- actualizare când se schimbă structura firmei
Termene de păstrare
Asociem fiecărui document termenul corect, conform legislației în vigoare.
Avizare
Redactăm, depunem și susținem nomenclatorul la Arhivele Naționale până la aviz.
Implementare
Instruim personalul să constituie corect dosarele din anul curent.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Firma ta, cu documentele pe care le produce zilnic
- Pasul 01 · Săptămâna 1
Discuție inițială
Aflăm cum funcționează firma și ce documente produce.
Primești: Lista compartimentelor și a documentelor - Pasul 02 · 2–3 săptămâni
Redactare
Întocmim nomenclatorul pe compartimente.
Primești: Proiectul de nomenclator - Pasul 03 · Termen AN
Avizare
Depunere și susținere la Arhivele Naționale.
Primești: Nomenclatorul avizat - Pasul 04 · La final
Instruire
Sesiune practică cu echipa ta.
Primești: Ghid scurt pentru colegi
Rezultatul
Nomenclator avizat: știi ce păstrezi, cât timp și ce poți elimina
Cadrul legalLegea nr. 16/1996, art. 8, obligă creatorii și deținătorii de documente să întocmească un nomenclator al documentelor, aprobat după avizul Arhivelor Naționale.
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Numărul de compartimente
- Domeniul de activitate și reglementările specifice
- Dacă există un nomenclator vechi de actualizat
- Dacă ai nevoie și de instruirea personalului
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Nomenclatorul e întocmit pentru firma ta sau e un model copiat?
- Termenele sunt verificate în legislația din anul curent?
- Furnizorul îl depune și îl susține la Arhivele Naționale până la aviz?
- Primești nomenclatorul și în format editabil, pentru actualizări?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
La un control al Arhivelor Naționale, lipsa nomenclatorului se sancționează contravențional, iar documentele nu pot fi selecționate legal.
Da, ori de câte ori se schimbă structura sau activitatea firmei. Îl putem actualiza noi.
La serviciul județean al Arhivelor Naționale din județul în care are sediul firma. Ne ocupăm noi de depunere și de eventualele completări cerute.
Nu e o idee bună. Fiecare firmă are altă structură și produce alte documente. Un nomenclator copiat primește de obicei observații la avizare și trebuie refăcut.
Ghiduri utile
Următorul pas
Pune-te la adăpost de controale.
Spune-ne domeniul de activitate și numărul de compartimente. Revenim cu oferta.