Climat controlat
Dezumidificare și monitorizarea temperaturii, pentru ca hârtia să nu se degradeze.
AD · 01.3 — Arhivare fizică
Depozitare arhivă în Bistrița: un spațiu construit pentru hârtie.
Documentele tale stau pe rafturi metalice, în spații cu detecție de fum, stingere automată și control al climatului. Fiecare cutie are o adresă exactă.
- Arhiva stă în subsol sau într-un spațiu umed
- Plătești chirie pe metri pătrați ocupați de dosare
- Ai nevoie de documente rar, dar vrei să le găsești repede
Mai mult decât un spațiu: o custodie.
Hârtia are doi dușmani: umezeala și focul. Depozitul nostru e dotat împotriva amândurora și e închis pentru oricine nu face parte din echipă.
Fiecare cutie și fiecare dosar are un cod unic și o poziție pe raft, deci găsim orice document fără să căutăm.
De ce să externalizezi depozitarea arhivei
Legea 16/1996 cere ca documentele să fie păstrate în spații amenajate: fără umezeală, cu protecție la incendiu, pe mobilier potrivit și cu acces controlat. Pentru multe firme, asta înseamnă o cameră întreagă, plătită lunar, care nu produce nimic.
Când externalizezi depozitarea arhivei, plătești doar volumul pe care îl ai, iar răspunderea pentru condițiile de păstrare trece la noi. Tu păstrezi dreptul de proprietate asupra documentelor și acces oricând la ele.
Cum arată depozitul de arhivă
Cutiile stau pe rafturi metalice, departe de surse de apă și de lumina directă a soarelui. Aerul e dezumidificat, iar temperatura e urmărită constant. Instrucțiunile Arhivelor Naționale (art. 93) cer pentru depozitele de documente o temperatură între 15 și 24 °C și o umiditate relativă de 50–60%, valori la care hârtia nu mucegăiește și nu se usucă.
Împotriva incendiilor avem detecție de fum, stingătoare și sisteme de stingere automată montate pe tavan. În depozit intră doar oamenii noștri, iar fiecare intrare se consemnează.
- rafturi metalice, necombustibile
- dezumidificatoare și monitorizare climatică
- stingere automată și stingătoare la fiecare culoar
- acces doar pentru personalul autorizat
- cod unic și poziție pe raft pentru fiecare cutie
Accesul la documente cât timp stau la noi
Ai nevoie de o factură din 2017 sau de un contract de muncă vechi? Ne scrii sau ne suni, iar noi găsim dosarul după cod. Îl primești scanat pe e-mail sau în original, prin curier ori la ghișeu. Fiecare ieșire și revenire a dosarului se trece într-o fișă.
Când documentele ajung la termen, nu le aruncăm și nu le ținem la nesfârșit: îți propunem selecționarea legală, cu avizul Arhivelor Naționale, ca să nu mai plătești pentru hârtie de care nu mai ai nevoie.
Protecție la incendiu
Detecție de fum, stingătoare și sisteme de stingere automată pe tavan, avizate ISU.
Acces restricționat
Intră doar personalul autorizat, cu monitorizare video și alarmă.
Evidență informatizată
Cod unic pe fiecare cutie și dosar, localizare instantanee pe raft.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Cutii de arhivă preluate sau aduse de tine
- Pasul 01 · La intrare
Înregistrare
Fiecare cutie primește un cod și o poziție pe raft.
Primești: Lista cutiilor, cu codurile lor - Pasul 02 · Pe termen legal
Păstrare
Pe rafturi metalice, în mediu controlat.
Primești: Contract de depozitare - Pasul 03 · Max. 24 h
Consultare
La cerere, primești documentul scanat sau în original.
Primești: Fișă de ieșire și de revenire - Pasul 04 · La final
Returnare sau eliminare
La expirarea termenului, selecționare legală sau predare.
Primești: Proces-verbal de restituire sau de selecționare
Rezultatul
Documente păstrate legal, găsite oricând în cel mult o zi
Cadrul legalCondițiile de păstrare respectă cerințele Legii nr. 16/1996 privind spațiile de arhivă: mobilier metalic, protecție la incendiu, umiditate și acces controlat.
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Volumul păstrat: metri liniari sau număr de cutii
- Durata contractului
- Cât de des ai nevoie de documente (consultări, livrări)
- Dacă vrei livrarea documentelor scanate sau în original
- Serviciile adăugate: prelucrare, scanare, selecționare
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Depozitul are autorizarea Arhivelor Naționale? O poți verifica în registrul public al operatorilor.
- Contractul scrie termenul maxim în care primești un document?
- Ce se întâmplă cu arhiva dacă firma de depozitare își încetează activitatea?
- Poți vizita depozitul înainte să semnezi?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
De regulă, un abonament lunar sau anual calculat pe metru liniar sau pe cutie. Consultările și livrările se facturează separat, conform ofertei.
Da, cu programare. Îți arătăm cum sunt păstrate documentele și cum funcționează evidența.
Da. Noi le păstrăm în custodie, pe baza contractului. Tu decizi cine are acces la ele și le poți cere înapoi oricând.
Documentele cu valoare practică, cum sunt dosarele de personal și statele de plată, trebuie predate unui operator autorizat, pe bază de contract. Dacă arhiva e deja la noi, continuăm păstrarea și eliberăm adeverințele pentru foștii angajați.
Ghiduri utile
Următorul pas
Eliberează spațiul de birou.
Calculăm împreună câți metri liniari ai și cât te costă lunar păstrarea la noi.