Scanare de volum
Scanere de mare viteză, color sau alb-negru, față-verso.
AD · 02.1 — Arhivare electronică
Scanare documente și OCR: mii de pagini, fără să le rănim.
Digitizăm documente de orice format, de la facturi la registre legate și planuri vechi, și le facem căutabile prin OCR în limba română.
- Cauți des în documente vechi și pierzi ore
- Ai registre, planuri sau documente fragile de păstrat și digital
- Vrei o copie de siguranță a arhivei
Nu livrăm imagini. Livrăm documente în care cauți.
Fiecare pagină trece prin OCR, adică recunoașterea textului, așa că în PDF-ul final poți căuta după nume, CNP sau număr de factură.
Pentru documentele fragile folosim scanare planetară, de sus, fără contact și fără presiune pe cotor.
Scanarea documentelor: de ce contează rezoluția
O scanare bună se vede abia când cauți în ea. Pentru documentele obișnuite folosim 300 dpi, suficient ca textul să fie recunoscut corect. Pentru documente vechi, planuri, ștampile sau scris de mână mergem la 400–600 dpi, ca detaliile să rămână lizibile și peste ani.
Paginile standard trec prin scanere de volum, față-verso. Registrele legate, cărțile și hârtia fragilă merg la scanerul planetar: documentul stă deschis pe masă, iar camera îl fotografiază de sus. Nu desfacem cotorul și nu presăm paginile.
Ce este OCR și ce câștigi din el
OCR (recunoașterea optică a caracterelor) transformă imaginea unei pagini în text. Fără OCR, un PDF scanat e doar o fotografie. Cu OCR, poți căuta în el un nume, un număr de contract sau un CUI, la fel ca într-un document Word.
Folosim OCR configurat pentru limba română, care recunoaște diacriticele. Rezultatul îl livrăm ca PDF căutabil sau ca PDF/A, formatul standard pentru păstrarea pe termen lung.
- PDF căutabil sau PDF/A pentru arhivare pe termen lung
- TIFF sau JPG pentru planuri și imagini
- fișier de index în Excel/CSV
- denumirea fișierelor după regulile firmei tale
Scanarea nu înlocuiește originalul
Un lucru pe care mulți îl află prea târziu: copia scanată nu ține locul originalului. Documentele cu termen de păstrare trebuie păstrate pe hârtie până la final, chiar dacă le ai și digital. Excepția sunt documentele arhivate electronic în condițiile stricte ale Legii 135/2007.
De aceea recomandăm varianta hibridă: originalele în depozitul de arhivă, copiile digitale în arhiva electronică, deschise din birou în câteva secunde.
Scanare planetară
Pentru registre legate, planuri și hârtie fragilă, fără a desface documentele.
OCR în română
PDF căutabil, cu diacritice corect recunoscute.
Indexare
Denumire și ordonare după structura ta (an / departament / tip), plus fișier de index.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Dosare, registre și planuri pe hârtie
- Pasul 01 · Etapa 1
Pregătire
Scoatem capsele, îndreptăm filele și le ordonăm.
Primești: Lista loturilor de scanat - Pasul 02 · Etapa 2
Scanare
Rezoluție potrivită tipului de document.
Primești: Imagini brute, pe lot - Pasul 03 · Etapa 3
OCR și control
Recunoaștere text și verificarea calității, pagină cu pagină.
Primești: Raport de control al calității - Pasul 04 · Etapa 4
Indexare și predare
Fișiere denumite, index și livrare securizată.
Primești: PDF-uri căutabile și fișier de index
Rezultatul
PDF-uri în care cauți după orice cuvânt, ordonate ca arhiva ta
Cadrul legalDigitizarea nu înlocuiește originalul decât în condițiile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Documentele cu termen de păstrare rămân arhivate fizic.
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Numărul de pagini
- Formatul: A4, A3 sau planuri de format mare
- Starea hârtiei: documente legate, fragile sau cu capse
- Nivelul de indexare: doar pe dosar sau pe câmpuri detaliate
- Formatul de livrare și termenul dorit
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Prețul pe pagină include pregătirea documentelor și OCR-ul?
- Furnizorul verifică fiecare pagină scanată?
- Primești fișierele în formate deschise (PDF/A, TIFF), nu într-un program care te leagă de el?
- Documentele se scanează în spațiile furnizorului, cu acces controlat?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
Standard 300 dpi pentru documente text și 400–600 dpi pentru documente vechi, planuri sau imagini. O stabilim împreună.
Pe un suport criptat, printr-un transfer securizat sau direct în arhiva electronică găzduită de noi.
De confirmat. Pentru volume mari putem discuta scanarea la sediul tău. De obicei e mai rapid și mai sigur în atelierul nostru.
Este o variantă de PDF gândită pentru arhivare: conține tot ce trebuie ca documentul să se deschidă la fel și peste zeci de ani, fără programe speciale.
Ghiduri utile
Următorul pas
Câte pagini ai de scanat?
Spune-ne volumul aproximativ și tipul documentelor. Îți trimitem prețul pe pagină.