Digitalizarea arhivei: ce poți scana și ce trebuie păstrat pe hârtie

„Scanăm tot și scăpăm de hârtie” e o idee tentantă. Pentru majoritatea documentelor unei firme, însă, copia scanată nu înlocuiește automat originalul. Digitalizarea rămâne foarte utilă, dar trebuie înțeles ce face și ce nu face.

Ce spune legea

Legea nr. 135/2007 reglementează arhivarea documentelor în formă electronică: crearea, păstrarea, consultarea și folosirea documentelor electronice păstrate într-o arhivă electronică. Legea a fost republicată în 2014, iar titlul i-a fost modificat în 2024.

Un aspect important: într-o arhivă electronică, administratorul arhivei semnează documentul cu semnătură electronică și atestă dacă acesta are valoare de original sau de copie, potrivit deciziei celui care are dreptul de dispoziție asupra documentului. Cu alte cuvinte, valoarea juridică a unui document scanat nu rezultă din simpla scanare, ci din regimul în care a fost creat și arhivat.

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, în vigoare din 8 octombrie 2024, a înlocuit vechea Lege 455/2001 și aliniază reglementarea la Regulamentul european eIDAS. Ea stabilește efectele juridice ale diferitelor tipuri de semnături electronice.

Nativ electronic vs. scanat

Distincția practică:

• Documentele create direct în format electronic și semnate electronic calificat (de exemplu, un contract semnat electronic) sunt originale electronice. Se păstrează ca atare, în formatul și cu semnătura lor.
• Documentele create pe hârtie și apoi scanate sunt, în principiu, copii. Originalul pe hârtie rămâne documentul cu valoare deplină și trebuie păstrat pe durata termenului din nomenclator.

Dacă ai dubii pentru o categorie anume de documente, de exemplu în domeniul fiscal sau medical, verifică reglementarea specifică sau cere o opinie juridică.

Atunci de ce să digitalizezi?

Pentru că digitalizarea rezolvă alte probleme decât păstrarea legală:

• Accesul rapid. Cu OCR, cauți un contract după nume sau număr în câteva secunde, nu în câteva ore.
• Munca de la distanță. Colegii din alte locații văd documentele fără să circule dosare fizice.
• Protecția originalului. Documentele fragile sau foarte consultate, precum registrele vechi și planurile, se manipulează mult mai rar.
• Copia de siguranță. Dacă originalul e distrus într-un incendiu sau o inundație, informația rămâne.

Soluția potrivită pentru cele mai multe firme e hibridă: originalele păstrate legal, într-un depozit, și copiile digitale disponibile imediat pentru cine are dreptul să le vadă.

Cum arată o digitalizare bine făcută

1. Pregătirea documentelor: scoaterea capselor și îndreptarea filelor, ca scanarea să fie completă.
2. Rezoluția potrivită: de regulă 300 dpi pentru text, mai mult pentru documente vechi sau planuri.
3. OCR în limba română, cu diacritice, ca documentele să poată fi căutate.
4. Formate de arhivare pe termen lung, precum PDF/A, nu formate proprietare.
5. Indexarea: fiecare fișier primește date descriptive, cum ar fi anul, tipul și compartimentul, după structura firmei.
6. Controlul calității, pagină cu pagină.
7. Acces controlat și jurnal al accesărilor, pentru că documentele conțin date personale.

Documentele fragile

Registrele legate, planurile mari și hârtia veche nu trebuie trecute prin scanere cu alimentare automată. Pentru ele se folosește scanarea planetară: documentul stă deschis pe masă și e fotografiat de sus, fără presiune pe cotor.

Pe scurt

• Digitalizarea nu înlocuiește automat originalele pe hârtie.
• Păstrează originalele pe durata termenului legal și digitalizează pentru acces și siguranță.
• Pentru documentele noi, ia în calcul crearea lor direct în format electronic, cu semnătură electronică.

Dacă vrei să-ți faci arhiva căutabilă, vezi serviciul de scanare și OCR. Dacă vrei ca echipa să lucreze cu documentele digital, cu drepturi de acces pe utilizator, vezi arhiva electronică și DMS.

Surse și temei legal

1. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată (Portal Legislativ)
2. Lege5: Legea nr. 135/2007, actualizată (titlu modificat prin Legea nr. 201/2024)
3. Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice (Portal Legislativ)
4. JURIDICE.ro: Semnătura electronică și serviciile de încredere: ce schimbă Legea 214/2024

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.