Adeverința de vechime de la o firmă care nu mai există: ghid pas cu pas

Mulți oameni descoperă abia la depunerea dosarului de pensie că le lipsește o adeverință de la o firmă închisă de zeci de ani. Vestea bună: documentele de personal nu dispar odată cu firma. Legea obligă ca ele să fie predate unui deținător care trebuie să-ți elibereze adeverințele. Mai jos găsești pașii, în ordinea în care îi faci.

Cine eliberează adeverința când firma nu mai există

Când o firmă se dizolvă, documentele cu valoare practică, adică cele pe baza cărora se eliberează adeverințe privind vechimea și contribuțiile la asigurările sociale, se predau prin contract unui operator economic autorizat de Arhivele Naționale pentru servicii arhivistice (Legea 16/1996, art. 18). Operatorul devine deținătorul arhivei și are obligația să elibereze copii, certificate și adeverințe din documentele pe care le păstrează.

Pentru firmele mai vechi, mai ales fostele întreprinderi de stat, arhiva poate fi și la o firmă succesoare sau, pentru documentele permanente, la Arhivele Naționale.

Pe scurt: nu cauți firma, cauți deținătorul arhivei ei.

Pasul 1: Află cine deține arhiva

Aceasta e partea cea mai grea, așa că i-am dedicat un ghid separat: Unde e arhiva firmei la care ai lucrat? 5 locuri în care să cauți. Pe scurt, verifici:

1. Lista oficială a Arhivelor Naționale cu fondurile aflate la operatori autorizați (Evidența fondurilor aflate în gestiunea operatorilor economici autorizați).
2. Operatorii din județul în care a funcționat firma. De exemplu, poți căuta direct în fondurile deținute de Arhive-Dox.
3. Lichidatorul firmei, al cărui nume apare la Registrul Comerțului sau în Buletinul Procedurilor de Insolvență.

Pasul 2: Pregătește documentele

Operatorul are nevoie să te identifice și să găsească dosarele tale printre mii de altele. Pregătește:

• copia actului de identitate;
• perioada lucrată, cât mai exact (anul de început și de sfârșit, chiar aproximativ);
• funcția sau secția în care ai lucrat;
• numele din acea perioadă, dacă între timp l-ai schimbat (de exemplu prin căsătorie), plus dovada schimbării;
• copii după carnetul de muncă sau după orice act care confirmă angajarea (contract, decizie de angajare), dacă le ai.

Cu cât dai mai multe detalii, cu atât cercetarea e mai rapidă.

Pasul 3: Alege ce adeverință îți trebuie

Nu toate adeverințele sunt la fel, iar fiecare se tarifează separat:

Adeverință	Ce dovedește	Când îți trebuie
Vechime	Perioadele lucrate, funcțiile, data angajării și a încetării	Când carnetul lipsește sau e incomplet
Venituri	Salariile brute realizate lună de lună	Pentru stabilirea sau recalcularea punctajului
Sporuri permanente	Sporurile care intră în baza de calcul	Dacă sporurile nu sunt trecute în carnet
Grupă de muncă	Încadrarea în grupa I sau a II-a	Pentru perioadele lucrate înainte de 1 aprilie 2001

Dacă nu ești sigur, întreabă întâi casa de pensii ce îți lipsește din dosar. Așa nu plătești pentru adeverințe de care nu ai nevoie.

Pasul 4: Depune cererea și plătește

Cererea se depune la operator, direct, prin poștă sau online, dacă operatorul oferă această variantă. La Arhive-Dox o poți completa în 4 pași pe pagina de adeverințe și primești imediat un număr de înregistrare.

Taxele au limite maxime stabilite anual de Arhivele Naționale. Pentru 2026 sunt prevăzute în Dispoziția nr. I/8 din 22 ianuarie 2026: o taxă administrativă fixă pe cerere, plus o sumă pentru fiecare an cercetat și eliberat, la care se adaugă TVA și, după caz, livrarea. Detalii și exemple de calcul găsești în Cât costă o adeverință pentru pensie în 2026, iar estimarea exactă pentru cazul tău o faci cu calculatorul nostru.

Pasul 5: Cât durează

Legea stabilește un termen de maximum 60 de zile calendaristice pentru eliberarea documentelor solicitate (Legea 16/1996, art. 29, în forma modificată prin Legea 26/2023). Tot din 2023, documentele se eliberează pe hârtie, la sediul deținătorului sau prin curier, pe costul solicitantului.

În practică, termenul depinde de cât de ordonată e arhiva și de câte perioade ceri. Un dosar bine identificat se rezolvă de regulă mult mai repede decât termenul maxim.

Greșeli frecvente care întârzie adeverința

• Ceri de la firma greșită. Multe întreprinderi și-au schimbat numele de mai multe ori după 1990. Scrie în cerere toate denumirile pe care le știi.
• Nu menționezi numele de atunci. Dosarul e căutat după numele din acea perioadă, nu după cel de azi.
• Ceri „tot”. O adeverință de venituri pe 30 de ani costă mult. Verifică întâi ce lipsește efectiv din dosarul de pensie.
• Aștepți ultima lună. Începe demersurile cu câteva luni înainte de data la care vrei să depui dosarul.

Dacă arhiva este la Arhive-Dox

Caută firma în lista fondurilor noastre. Dacă apare acolo, poți depune cererea online sau ne poți suna la 0744 660 037, de luni până vineri, între 9 și 17. Dacă firma nu apare, îți spunem gratuit unde să cauți mai departe.

Surse și temei legal

1. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată: art. 18 (documentele creatorilor dizolvați) și art. 29 (termenul de eliberare)
2. Legea nr. 26/2023 pentru modificarea Legii nr. 16/1996 și a Codului muncii (Universul Juridic)
3. Arhivele Naționale: Evidența fondurilor aflate în gestiunea operatorilor economici autorizați
4. Digi24: Cât costă adeverințele de venit și vechime pentru pensie în 2026

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.