Unde e arhiva firmei la care ai lucrat? 5 locuri în care să cauți

Ca să obții o adeverință de la o firmă care nu mai există, trebuie să afli cine îi deține acum arhiva. Firmele au fost privatizate, divizate, redenumite sau lichidate, iar dosarele de personal au ajuns la operatori privați autorizați, la succesori sau, mai rar, la Arhivele Naționale. Iată unde să cauți, de la sursa cea mai sigură la cea mai laborioasă.

1. Lista oficială a Arhivelor Naționale

Când un operator autorizat preia documentele unei firme dizolvate, legea îl obligă să notifice Arhivele Naționale în 15 zile de la încheierea contractului. Din 2023, notificarea trebuie să cuprindă toate denumirile anterioare cunoscute ale firmei (Legea 16/1996, art. 18, modificat prin Legea 26/2023). Arhivele Naționale publică aceste informații pe site.

Unde cauți: pagina Evidența fondurilor aflate în gestiunea operatorilor economici autorizați. Caută după numele firmei, dar și după denumirile vechi (de exemplu „Întreprinderea…”, „IAS…”, „Cooperativa…”).

2. Operatorii autorizați din județul firmei

Operatorii au și ei obligația să publice situația documentelor preluate de la firmele dizolvate. Mulți o fac pe site-ul propriu. Dacă firma a funcționat într-un anumit județ, verifică operatorii de acolo.

• Lista operatorilor autorizați e publică, în registrul Arhivelor Naționale.
• Pentru Bistrița-Năsăud, poți căuta în fondurile deținute de Arhive-Dox, după nume, localitate sau CUI.

3. Registrul Comerțului și lichidatorul

Dacă firma a fost radiată după 1990, Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) are informații despre dizolvare și, de regulă, despre lichidator. Dacă firma a trecut prin insolvență, procedura apare în Buletinul Procedurilor de Insolvență, cu numele practicianului în insolvență.

Lichidatorul e persoana care a predat arhiva, deci știe cui. Legea îl obligă să predea documentele cu valoare practică unui operator autorizat, pe bază de contract.

4. Listele publicate de autorități locale

Unele instituții județene au publicat liste cu deținătorii arhivelor fostelor unități economice. De exemplu, Instituția Prefectului Bistrița-Năsăud a publicat în 2019 o listă a deținătorilor de arhive de la fostele unități economice.

Atenție: aceste liste sunt instantanee dintr-un anumit moment. Între timp, arhivele pot fi transferate la alt operator, de exemplu când unul își încetează activitatea. Contractele cu operatorii trebuie să prevadă transferul la alt operator autorizat în acest caz. Folosește lista ca punct de plecare și verifică informația.

5. Serviciul județean al Arhivelor Naționale

Dacă nu găsești nimic în sursele de mai sus, scrie serviciului județean al Arhivelor Naționale din județul în care a funcționat firma. În Bistrița, Serviciul Județean Bistrița-Năsăud e pe str. Gării nr. 3–5. Arhivele Naționale păstrează documentele permanente ale unor foste unități și pot ști unde au ajuns celelalte.

Ce faci dacă ai găsit deținătorul

Depui cererea de adeverință la deținător, cu actul de identitate și perioada lucrată. Pașii sunt explicați în ghidul adeverinței de vechime. Dacă deținătorul e Arhive-Dox, poți depune cererea online.

Sfaturi care economisesc timp

• Notează toate denumirile firmei. O fabrică din anii ’80 poate apărea după 1990 sub alt nume, apoi divizată în mai multe societăți.
• Caută după localitate, nu doar după nume. Mai multe firme pot avea nume asemănătoare.
• Păstrează corespondența. Dacă un deținător îți răspunde că nu are dosarul, cere răspunsul în scris. Te ajută la casa de pensii.
• Întreabă foștii colegi. Cine a obținut deja o adeverință știe unde e arhiva.

Dacă ai lucrat în Bistrița-Năsăud și nu reușești să afli unde e arhiva, sună-ne. Îți spunem gratuit ce pași poți face mai departe.

Surse și temei legal

1. Arhivele Naționale: Evidența fondurilor aflate în gestiunea operatorilor economici autorizați
2. Arhivele Naționale: Prestatori de servicii arhivistice (registrul operatorilor autorizați)
3. Legea nr. 16/1996, art. 18: predarea documentelor creatorilor dizolvați și obligația de publicare
4. Oficiul Național al Registrului Comerțului: servicii de informare și Buletinul Procedurilor de Insolvență
5. Instituția Prefectului Bistrița-Năsăud: Lista deținătorilor de arhive de la fostele unități economice (2019)
6. Arhivele Naționale: Serviciul Județean Bistrița-Năsăud

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.