Lucrarea de selecționare
Identificăm documentele cu termen expirat și întocmim documentația pentru aprobarea Arhivelor Naționale.
AD · 01.4 — Arhivare fizică
Distrugere confidențială: documentele expirate dispar legal și ireversibil.
Identificăm documentele cu termen de păstrare expirat, obținem avizul Arhivelor Naționale și le distrugem cu certificat.
- Păstrezi documente mult peste termenul legal
- Ai date personale vechi și riști din punct de vedere GDPR
- Vrei să reduci costul spațiului de arhivă
Riscul nu dispare odată cu termenul.
Un dosar expirat aruncat la gunoi poate deveni o problemă GDPR. Distrugerea documentelor are și ea reguli, pe care le aplicăm pas cu pas.
Începem cu selecționarea, adică stabilirea legală a ce se poate elimina, și terminăm cu un certificat care dovedește eliminarea.
Selecționarea documentelor: ce se poate elimina
Selecționarea este operațiunea prin care o comisie din firma ta stabilește ce documente au termenul de păstrare expirat. Criteriul este nomenclatorul arhivistic aprobat: dacă un tip de document are termen de 5 ani, dosarele mai vechi de atât pot fi propuse pentru eliminare.
Documentele propuse se trec într-un inventar, iar comisia întocmește procesul-verbal de selecționare. Acesta se trimite Arhivelor Naționale, care îl verifică și îl aprobă. Abia după aprobare documentele pot fi distruse. Distrugerea fără aprobare e contravenție, chiar dacă termenul a expirat.
Distrugerea confidențială, pe înțelesul tuturor
Documentele aprobate pentru eliminare nu se aruncă la container. Le tocăm cu echipamente industriale, în particule atât de mici încât nu mai pot fi reconstituite. Dacă vrei, poți trimite pe cineva să asiste, iar prezența lui se trece în procesul-verbal.
La final primești certificatul de distrugere, cu data, cantitatea și lotul distrus. E dovada pe care o arăți la un control sau într-o verificare GDPR.
- tocare în particule care nu mai pot fi citite
- posibilitatea de a asista la distrugere
- proces-verbal și certificat de distrugere
- hârtia tocată merge la reciclare
Distrugerea documentelor și GDPR
Regulamentul GDPR spune că datele personale nu se păstrează mai mult decât e necesar. Dosarele vechi de personal, cererile, CV-urile sau facturile cu date de persoane fizice, păstrate după termen, sunt un risc: dacă se pierd sau ajung la altcineva, răspunde firma.
Atenție la statele de plată și la dosarele de personal: pe baza lor se eliberează adeverințele pentru pensie. Înainte să le propunem pentru eliminare, verificăm termenul din nomenclator și îți explicăm consecințele. Detalii în ghidul despre termenele de păstrare.
Distrugere fizică
Tocare cu echipamente industriale, conform DIN 66399, nivel P4/P5.
Certificat de distrugere
Proces-verbal și certificat, care documentează eliminarea.
Reciclare
Hârtia tocată ajunge la reciclare, nu la groapa de gunoi.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Documente vechi, păstrate „pentru orice eventualitate”
- Pasul 01 · Etapa 1
Analiză
Stabilim ce documente au termen expirat, conform nomenclatorului.
Primești: Inventarul documentelor propuse - Pasul 02 · Etapa 2
Aprobare
Depunem lucrarea de selecționare la Arhivele Naționale.
Primești: Proces-verbal de selecționare aprobat - Pasul 03 · Etapa 3
Distrugere
Tocare sub supraveghere, fără posibilitate de reconstituire.
Primești: Proces-verbal de distrugere - Pasul 04 · Final
Certificare
Primești dovada scrisă a eliminării.
Primești: Certificat de distrugere
Rezultatul
Spațiu eliberat și dovada scrisă că eliminarea a fost legală
Cadrul legalEliminarea documentelor se face doar pe baza procesului-verbal de selecționare, aprobat de Arhivele Naționale (Legea nr. 16/1996, art. 10–11), și cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Cantitatea de documente, în kilograme sau metri liniari
- Dacă lucrarea de selecționare e deja făcută sau o întocmim noi
- Dacă preluăm documentele de la sediul tău
- Dacă vrei să asiști la distrugere
- Suporturile: doar hârtie sau și medii electronice
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Furnizorul îți cere procesul-verbal de selecționare aprobat înainte de distrugere?
- Primești certificat de distrugere, cu data și cantitatea?
- Poți asista la distrugere?
- Hârtia tocată ajunge la reciclare, cu documente care o dovedesc?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
Da. La cerere, poți delega pe cineva să asiste, iar acest lucru se consemnează în procesul-verbal.
De confirmat: hard-diskuri, CD-uri, stick-uri. Spune-ne ce ai și îți răspundem.
Depinde de serviciul județean și de volumul lucrării. Îți spunem un termen estimativ la începutul lucrării și te ținem la curent până la aprobare.
Legea cere aprobarea, nu un anumit furnizor. Totuși, fără un proces-verbal și un certificat de distrugere, îți va fi greu să dovedești ce s-a întâmplat cu documentele care conțin date personale.
Ghiduri utile
Următorul pas
Fă loc, în siguranță.
Îți spunem gratuit ce documente poți elimina legal și cât spațiu câștigi.