Acces controlat
Permisiuni pe utilizator și departament: HR vede dosarele de personal, contabilitatea vede facturile.
AD · 02.2 — Arhivare electronică
Arhivă electronică: documentele firmei, de oriunde, doar pentru cine are voie.
Documentele digitizate stau într-o platformă cu drepturi de acces pe utilizator, căutare avansată și istoric complet al accesărilor.
- Echipa lucrează din mai multe locații sau de acasă
- Mai multe departamente au nevoie de aceleași documente
- Vrei să știi cine a văzut ce document
Nu doar scanăm. Organizăm.
Arhiva electronică păstrează aceeași ordine ca arhiva fizică: fonduri, dosare, termene. Doar că se deschide în câteva secunde.
Fiecare acces e înregistrat, deci ai mereu dovada cerută de GDPR.
Ce este un DMS și de ce ai avea nevoie
DMS vine de la „document management system”, adică un program în care documentele firmei stau organizate, cu reguli clare despre cine le vede și cine le modifică. Diferența față de un folder comun sau un cloud obișnuit: fiecare document are câmpuri (dată, tip, partener, număr), iar fiecare deschidere rămâne înregistrată.
Pentru o firmă cu mai multe departamente sau locații, asta înseamnă că nimeni nu mai caută contractul „pe care îl avea colegul pe e-mail”. Documentul e într-un singur loc, în ultima versiune.
Arhiva electronică, organizată ca cea fizică
Păstrăm în arhiva electronică aceeași structură ca în nomenclatorul arhivistic: compartimente, tipuri de documente, ani și termene de păstrare. Așa, o factură scanată se găsește la fel de ușor ca una pusă în raft, iar la expirarea termenului știi exact ce trebuie verificat.
Documentele vin din scanarea arhivei tale sau direct de la voi, în format electronic. Căutarea funcționează atât după câmpuri, cât și în textul documentelor.
- drepturi pe utilizator și departament
- căutare după câmpuri și în text
- istoricul vizualizărilor și descărcărilor
- export complet în formate deschise, oricând
Copie digitală sau arhivă electronică cu valoare legală
Există o diferență importantă. O copie scanată te ajută să lucrezi repede, dar nu ține locul originalului pe hârtie. Pentru ca un document electronic să aibă valoarea originalului, Legea 135/2007 cere condiții precise: semnătură electronică calificată, marcă temporală și păstrare la un administrator de arhivă electronică acreditat.
Îți spunem de la început în ce categorie intră documentele tale și ce soluție li se potrivește, ca să nu plătești pentru o garanție pe care nu o primești.
Căutare avansată
După metadate (dată, tip, autor) sau în textul documentelor.
Audit și versiuni
Istoricul vizualizărilor, descărcărilor și versiunilor fiecărui document.
Copii de siguranță
Stocare redundantă și criptată, protejată de incendii și inundații.
Pas cu pas, cu acte la fiecare etapă.
Pornești cu
Documente scanate, împrăștiate prin foldere și e-mailuri
- Pasul 01 · Săptămâna 1
Analiză
Stabilim structura, utilizatorii și drepturile de acces.
Primești: Harta drepturilor de acces - Pasul 02 · 1–3 săptămâni
Configurare
Configurăm platforma și importăm documentele scanate.
Primești: Platforma, cu documentele importate - Pasul 03 · O sesiune
Instruire
Echipa ta învață să caute, să încarce și să administreze documentele.
Primești: Ghid de utilizare - Pasul 04 · Continuu
Suport
Asistență și adăugare continuă de documente noi.
Primești: Contract de suport
Rezultatul
O singură arhivă digitală, cu acces pe roluri și istoric complet
Cadrul legalPrelucrarea datelor personale din documente se face conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), cu evidența accesărilor. Arhivarea cu valoare de original se face doar în condițiile Legii nr. 135/2007.
Ce influențează prețul
Nu avem tarife ascunse. Oferta scrisă pornește de la aceste lucruri, pe care le stabilim la evaluare:
- Numărul de utilizatori
- Volumul de documente stocat
- Câmpurile de indexare și regulile de acces
- Integrarea cu programele pe care le folosiți deja
- Nivelul de suport dorit
Ce să verifici la orice furnizor
Întrebările pe care le-am pune și noi, dacă am alege o firmă de arhivare:
- Poți exporta toate documentele și indexul dacă renunți la serviciu?
- Serverele sunt în Uniunea Europeană?
- Accesul se face cu autentificare în doi pași?
- Furnizorul îți spune clar dacă arhiva are valoare de original sau e doar o copie de lucru?
Ce ne întreabă clienții despre acest serviciu.
Nu. Platforma se accesează din browser, cu utilizator și parolă. Detaliile tehnice (găzduire, autentificare în doi pași) sunt de confirmat.
Da. Primești toate fișierele și indexul, în formate deschise (PDF/A, CSV).
Da. Utilizatorii cu drept de încărcare adaugă documente noi, iar platforma le cere câmpurile obligatorii, ca arhiva să rămână ordonată.
Nu, dacă accesul e restricționat, datele sunt criptate, serverele sunt în UE și există un contract de prelucrare a datelor. Toate acestea trebuie să fie scrise în contract.
Ghiduri utile
Următorul pas
Vezi o demonstrație.
Îți arătăm platforma pe documente de test și discutăm de ce ai nevoie.