Selecționarea documentelor de arhivă: pașii

Ai rafturi pline de bibliorafturi din 2008, iar termenul lor de păstrare a expirat de mult. Poți să le arunci? Nu direct. În România, eliminarea documentelor dintr-o arhivă e o procedură cu reguli precise, numită selecționare. Iată cum funcționează.

Ce este selecționarea

Selecționarea e analiza documentelor din arhivă pentru a stabili care și-au pierdut valoarea practică și pot fi eliminate și care trebuie păstrate în continuare. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 o reglementează la art. 10–11.

Regula de bază: niciun document nu se elimină fără un proces-verbal de selecționare aprobat de Arhivele Naționale.

Pașii, în ordine

1. Ai nevoie de un nomenclator aprobat

Selecționarea se face pe baza termenelor de păstrare din nomenclatorul arhivistic aprobat al firmei. Fără nomenclator, nu ai o bază legală pentru a spune că un document „a expirat”. Dacă nu ai unul, începe cu ghidul despre nomenclator.

2. Comisia de selecționare

Legea prevede comisii de selecționare la nivelul fiecărei unități, care se întrunesc anual și analizează fiecare unitate arhivistică (dosar, registru) pentru a-i stabili valoarea practică sau istorică. Comisia e numită prin decizie internă și include persoane care cunosc documentele: de regulă, un reprezentant al conducerii, persoana care se ocupă de arhivă și specialiști din compartimentele ale căror documente se analizează.

3. Procesul-verbal de selecționare

Comisia întocmește un proces-verbal de selecționare, cu lista documentelor propuse pentru eliminare, anii la care se referă, termenele de păstrare din nomenclator și cantitatea, de regulă în metri liniari.

4. Aprobarea Arhivelor Naționale

Procesul-verbal se înaintează spre aprobare Arhivelor Naționale sau serviciului județean competent. Documentele nu se ating până la aprobare. Arhivele Naționale pot verifica documentele și pot cere păstrarea unora, de exemplu pe cele cu valoare istorică.

5. Eliminarea efectivă

Abia după aprobare, documentele pot fi distruse. Pentru documentele cu date personale, distrugerea trebuie să fie ireversibilă. Regulamentul GDPR cere ca datele să nu fie păstrate mai mult decât e necesar și să fie protejate până la ștergere. Aruncarea la containerul de hârtie nu îndeplinește această condiție.

În practică, distrugerea se face prin tocare industrială. Operatorul care o execută eliberează un proces-verbal sau certificat de distrugere, pe care îl păstrezi ca dovadă.

Greșeli frecvente

Distrugerea „din proprie inițiativă” a documentelor cu termen expirat, fără proces-verbal aprobat. Chiar dacă termenul a expirat, procedura nu a fost respectată.
Selecționarea fără nomenclator. Nu ai pe ce să te bazezi când stabilești că un document poate fi eliminat.
Amânarea la nesfârșit. Nerealizarea selecționării la termen e ea însăși o contravenție prevăzută de Legea 16/1996. Contravențiile din lege se sancționează cu amendă între 1.000 și 25.000 de lei.
Distrugerea nesigură. Hârtia cu CNP-uri și salarii ajunsă întreagă la reciclare e un risc GDPR real.

Ce câștigi

O selecționare făcută corect eliberează spațiu (adesea o parte semnificativă din arhiva unei firme vechi), reduce costurile de depozitare și reduce riscul legat de datele personale păstrate fără motiv.

Te putem ajuta

Arhive-Dox face lucrarea de selecționare cap-coadă: analizăm documentele, întocmim procesul-verbal, îl susținem la Arhivele Naționale și, după aprobare, distrugem documentele cu certificat. Vezi serviciul de selecționare și distrugere confidențială sau începe cu un audit al arhivei, ca să afli cât poți elimina legal.

Surse și temei legal

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.

Selecționarea documentelor: pașii legali înainte să arunci ceva din arhivă