Nomenclatorul arhivistic: ce este, cine îl aprobă și ce riști fără el

Orice firmă produce documente: contracte, facturi, state de plată, dosare de personal, corespondență. Nomenclatorul arhivistic e documentul care spune, pentru fiecare tip de act, cât timp trebuie păstrat. Fără el, nu poți ordona corect arhiva și nici nu poți elimina legal documentele vechi.

Ce spune legea

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 prevede, la art. 8, că documentele se grupează anual în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii.

Obligația e generală: se aplică atât instituțiilor publice, cât și firmelor private, indiferent de mărime.

Cine îl aprobă

• Nomenclatoarele creatorilor de la nivel central se aprobă de Arhivele Naționale.
• Nomenclatoarele celorlalți creatori, adică majoritatea firmelor, se aprobă de serviciul județean al Arhivelor Naționale din județul în care își au sediul.

Un nomenclator „descărcat de pe internet” și neaprobat nu te acoperă la control și nu îți permite să distrugi legal niciun document.

Ce conține

Nomenclatorul e un tabel organizat pe compartimentele firmei: conducere, contabilitate, resurse umane, juridic, comercial, tehnic și așa mai departe. Pentru fiecare compartiment listează:

• tipurile de documente create (de exemplu: registre, contracte, state de plată, dosare de personal);
• termenul de păstrare al fiecăruia, în ani sau „permanent”;
• observații, acolo unde e cazul.

Termenele se stabilesc în funcție de legislația care guvernează fiecare tip de document. De exemplu, Legea contabilității pentru documentele financiar-contabile (vezi termenele de păstrare actualizate) sau legislația muncii pentru documentele de personal.

La ce folosește, concret

1. Ordonarea arhivei. Documentele fiecărui an se grupează în dosare după nomenclator. Legea prevede ca ele să fie depuse la depozitul de arhivă al firmei în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire.
2. Selecționarea. Doar pe baza nomenclatorului aprobat poți identifica documentele cu termen expirat și poți cere aprobarea eliminării lor. Vezi pașii selecționării.
3. Controlul. E primul document pe care îl cere un inspector al Arhivelor Naționale.

Ce riști dacă lipsește

Neîntocmirea nomenclatorului și neinventarierea documentelor sunt contravenții, potrivit art. 36 din Legea 16/1996. Contravențiile din această lege se sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 de lei (art. 37). Din 2023, contravenientul poate plăti jumătate din amendă dacă o achită în 15 zile de la comunicarea procesului-verbal.

Mai grav decât amenda e efectul practic: fără nomenclator, firma păstrează la nesfârșit documente pe care le-ar putea elimina legal și plătește spațiu pentru ele. Sau, invers, le distruge fără drept.

Când trebuie actualizat

Nomenclatorul reflectă structura și activitatea firmei. Când apar compartimente noi, se schimbă obiectul de activitate sau se modifică legislația privind termenele de păstrare, e momentul să fie actualizat și reaprobat.

Cum se întocmește în practică

1. Se analizează organigrama și fluxul de documente al firmei.
2. Se stabilește, pentru fiecare tip de document, termenul legal de păstrare.
3. Se redactează nomenclatorul în forma cerută și se depune spre aprobare la serviciul județean al Arhivelor Naționale.
4. Se aplică: personalul e instruit să constituie dosarele anului curent după nomenclator.

Dacă firma ta nu are nomenclator sau îl are pe cel de acum zece ani, te putem ajuta să-l întocmești și să-l avizezi. Ne ocupăm și de discuția cu Arhivele Naționale.

Surse și temei legal

1. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată: art. 8 (nomenclatorul), art. 36–37 (contravenții și amenzi)
2. Lege5: Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente (Legea 16/1996, actualizată)
3. Lege5: Răspunderi și sancțiuni (Legea 16/1996, actualizată)
4. Legea nr. 26/2023: posibilitatea achitării a jumătate din amendă în 15 zile (Universul Juridic)

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.