Arhivă la sediu sau externalizată? Cum calculezi ce te costă de fapt

Pentru multe firme, arhiva e „camera din spate”: nu figurează în buget, deci pare gratuită. În realitate, costă în fiecare lună. Doar că banii nu apar pe o factură separată. Iată cum îi faci vizibili și cum decizi.

Ce te costă arhiva ținută la sediu

Spațiul

Fiecare metru pătrat ocupat de dulapuri e un metru pe care îl plătești în chirie sau în costul clădirii și pe care nu îl folosești pentru oameni. Calculul e simplu: suprafața ocupată de arhivă × costul lunar pe metru pătrat. Nu uita culoarele de acces dintre rafturi. Și ele sunt spațiu pierdut.

Timpul oamenilor

Câte ore pe lună petrece cineva căutând un document, ordonând dosare sau pregătind acte pentru un control? Înmulțește cu costul orar al acelei persoane. Adesea e un contabil sau un specialist HR, deci timp scump.

Conformitatea

Legea cere ca arhiva să fie ordonată după nomenclator, inventariată, ținută în spații amenajate și selecționată la termen. Dacă nu se întâmplă asta, riscul e o amendă între 1.000 și 25.000 de lei la un control. Vezi ce verifică Arhivele Naționale.

Riscul

Un incendiu, o inundație sau o țeavă spartă poate distruge documente pe care ești obligat să le păstrezi. Printre ele, dosarele de personal de care foștii angajați au nevoie pentru pensie.

Ce te costă externalizarea

O ofertă corectă de externalizare are, de regulă, câteva componente:

• preluarea și transportul, o singură dată;
• prelucrarea arhivistică, dacă documentele nu sunt ordonate, tot o singură dată;
• păstrarea, lunar sau anual, calculată de obicei pe metru liniar sau pe cutie;
• consultările și livrările de documente, la cerere;
• distrugerea la expirarea termenului, după selecționare.

Cum compari corect

1. Măsoară volumul în metri liniari (lungimea rafturilor ocupate) sau numără bibliorafturile și cutiile.
2. Calculează costul actual pe 12 luni: spațiu + timp + orice cheltuieli cu mobilier și dotări.
3. Cere o ofertă cu costurile separate pe componente.
4. Compară pe mai mulți ani, pentru că prelucrarea se plătește o singură dată, iar păstrarea în fiecare an.
5. Ia în calcul selecționarea. Dacă o parte din arhivă are termenul expirat, după selecționare plătești păstrarea doar pentru ce rămâne. Termenele au scăzut în 2023 pentru multe documente contabile. Vezi termenele actuale.

Nu trebuie să alegi „totul sau nimic”

Cea mai frecventă soluție e mixtă:

• Arhiva curentă (ultimii 1–2 ani), pe care o folosești zilnic, rămâne la sediu.
• Arhiva istorică, consultată rar, merge la depozit.
• Documentele consultate des se scanează, ca să fie la un click distanță.

Când merită, de regulă, externalizarea

• Arhiva ocupă o încăpere care ar putea fi birou.
• Spațiul actual nu îndeplinește condițiile de păstrare (subsol, umezeală, fără protecție la incendiu).
• Nimeni din firmă nu se ocupă, de fapt, de arhivă.
• Firma se mută, se reorganizează sau se închide.

Calculează în 2 minute

Estimatorul nostru îți arată, pe baza volumului, câte cutii și bibliorafturi ai și cât spațiu de birou eliberezi. Îți trimitem apoi oferta scrisă, cu fiecare cost detaliat. Evaluarea la sediul tău e gratuită.

Surse și temei legal

1. Legea nr. 16/1996, republicată: obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente (art. 8–12)
2. Legea nr. 36/2023: termenele de păstrare a documentelor contabile (text oficial, ANAF)
3. Arhivele Naționale: Prestatori de servicii arhivistice

Informațiile au caracter general și reflectă legislația în vigoare la data verificării. Nu înlocuiesc consultanța juridică pentru o situație concretă. Dacă observi o prevedere modificată, scrie-ne la office@arhive-dox.ro.